GASTOS DEDUCIBLES PARA EMPRESAS Y AUTÓNOMOS
Un autónomo o empresa puede deducirse gastos siempre que estén relacionados con la actividad que se desarrolla. Estos gastos son los que la Agencia Tributaria permite deducir de las ventas e ingresos y así calcular el beneficio de obtenido en la actividad, sobre el que se aplicará el correspondiente porcentaje de IRPF en el caso de autónomos.
Para que un gasto sea desgravable fiscalmente han de cumplirse los siguientes requisitos:
- Que sea un gasto producido esté vinculado o afecto a la actividad que desarrolla la empresa.
- Que sea justificado con factura o factura simplificada (ticket).
- Que quede registrado correctamente en su correspondiente libro de gastos o inversiones.
Es importante tener en cuenta, que, aunque el gasto cumpla los requisitos mencionados, recae en el empresario la obligación de demostrar que esos gastos están relacionados con la actividad que se desarrolla. La Agencia Tributaria no es flexible en este aspecto. Por este motivo, es muy importante tener presente el primer requisito mencionado. La Agencia Tributaria no considera gastos afectos a la actividad los utilizados simultáneamente para ejercer la actividad empresarial y para atender necesidades privadas.
A continuación, detallamos relación de gastos que pueden desgravarse, siempre que estén relacionados con la actividad:
- Consumos de explotación: Adquisiciones de mercancía y materias primas, así como embalajes o envases.
- Sueldos y salarios: Nóminas, indemnizaciones de los empleados
- Seguridad Social a cargo de la empresa: Seguridad social de los empleados y del trabajador autónomo en su caso.
- Otros gastos del personal: Formación, Seguro de Accidentes
- Arrendamientos y cánones: Coste del alquiler.
- Reparaciones y conservación: Reparaciones o mantenimiento de equipos.
- Servicios de profesionales independientes: Honorarios de profesionales (notaría, abogado, gestoría, etc.)
- Otros servicios exteriores: Otro tipo de gastos necesarios para el desarrollo de la actividad, que no son las adquisiciones de productos o materia que se comercializa, tales como comisiones bancarias, gastos de transporte, publicidad, suministros, seguros, gastos de oficina, etc.
- Tributos: IAE, IVTM, IBI, recogida de residuos, si corresponden a bienes ligados a la actividad. Nunca son deducibles las sanciones, multas o recargos.
- Gastos financieros. Posibles intereses sobre préstamos, créditos o descuento de efectos.
- Amortizaciones: Imputación lineal de la depreciación o deterioro de inmovilizado anual.
AEAT: Agencia Tributaria: 7.5.2.3. Gastos fiscalmente deducibles
Una vez realizado un análisis previo de los gastos deducibles, vamos a profundizar en algunos gastos que tienen ciertos matices y es necesario valorar individualmente:
Gastos deducibles generados en la vivienda del autónomo:
Cuando se utiliza la vivienda particular, como lugar de trabajo, se pueden deducir algunos gastos relacionados con el suministro, en concreto: agua, luz, internet y teléfono.
No se puede deducir el 100 % del gasto. El gasto deducible es del 30 % del porcentaje de vivienda utilizado para la actividad. Por ejemplo, si se utiliza una habitación como despacho, que supone un 8 % de la vivienda, se aplicará como gasto el 30 %, del 8 % de la factura del suministro.
Gastos por dietas de manutención:
El importe máximo a deducir es de 26,67 € al día, o en caso de ser en el extranjero de 48,08 €, y en caso de pernoctación de 53,34 € al día, y si se pernocta en el extranjero de 91,35 €.
Para que el gasto sea deducible ha de cumplir los siguientes requisitos:
- Tal como venimos mencionando, que sea un gasto directamente relacionado la actividad.
- Disponer de factura de la consumición.
- Que se produzca el gasto en local de restauración
- Que se haya abonado utilizando medios electrónicos, tales como tarjeta o móvil.
Gastos médicos:
A parte del trabajador autónomo, también puede desgravarse el cónyuge y los hijos menores de 25 años que residan en el domicilio familiar y no alcancen a unos ingresos mínimos.
El límite de esta desgravación es de un máximo de 500 euros por cada persona que forme parte de este círculo familiar, o 1.500 euros en caso de que alguno de los miembros tenga una discapacidad.
Gastos de vehículos:
Este asunto es uno de los más consultados y peculiares, la posibilidad de deducción en la adquisición de un vehículo y los gastos asociados a este vehículo. Como primer punto a tener en cuenta es que es totalmente independiente la forma en la que se adquiera el vehículo. Es indiferente si se compra al contado, mediante leasing, renting, préstamo o cualquier otra financiación.
El siguiente punto y más importante es, que para poder deducir el 100 % del vehículo, tanto en IVA como en IRPF/IS, es necesario poder demostrar ante la AEAT que el vehículo se utiliza sola y exclusivamente para ejercer la actividad de la empresa o autónomo; es decir, que el vehículo está afecto a la actividad el 100 %.
Si no es posible demostrar que la afección del vehículo es del 100 %, entonces solo se podrá deducir el 50 % del IVA y nada en el IRPF.
Hay algunas excepciones, de profesionales que si pueden deducir el 100 %, por ejercer estas actividades:
- Vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías.
- Vehículos utilizados en la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación.
- Vehículos utilizados en la prestación de servicios de enseñanza de conductores o pilotos mediante contraprestación.
- Vehículos utilizados por sus fabricantes en la realización de pruebas, ensayos, demostraciones o en la promoción de ventas.
- Vehículos utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales
- Vehículos utilizados en servicios de vigilancia.
Como se puede apreciar, es realmente difícil demostrar ante Hacienda que el vehículo tiene afección exclusiva para la actividad. Se pueden utilizar cualquier tipo de prueba para su justificación: agenda de visitas, registro de kilometraje, vehículo rotulado, demostración de utilización de un segundo vehículo para uso personal. Cabe apuntar, que, en esta materia, el criterio empleado por Hacienda, es siempre quien tiene la última palabra en materia de deducción.
Los gastos que se pueden deducir, en los porcentajes indicados anteriormente serían:
- Gasto de adquisición del vehículo
- Gasto de combustible, lubricante….
- Reparaciones y revisiones (ITV)
- Servicios de aparcamiento, parking y peajes
Gastos de representación:
Para la Agencia Tributaria no son deducibles gastos que se realizan de forma gratuita, ya que no se hayan directamente relacionados con los ingresos, y no los considera válidos para el cálculo del resultado del ejercicio.
Pero según el Tribunal Supremo en sentencia 458/2021 de 30-03-2021 estos gastos sí son deducibles, ya que estas acciones van dirigidas a obtener un mejor resultado, justificando así la relación entre gastos e ingresos que pueden proyectarse en el futuro.
Por lo tanto, quedarían vinculados con la actividad y se podrían deducir gastos como:
- Relaciones públicas y regalos con clientes y proveedores. Se busca la fidelidad del cliente o proveedor.
- Gastos promocionales. Se busca promocionar el negocio ampliando mercado.
- Regalos al personal del negocio. Se busca la motivación e incentivar a los empleados.
Dada la dificultad de demostrar la vinculación de estos gastos, para obtener resultados a futuro, es conveniente tener pruebas que aportar, a parte de la correspondiente factura contabilizada. Se pueden aportar whatshapps, correos electrónicos, sms, etc, es decir cualquier medio de prueba que justifique que se ha producido dicho gasto con un cliente o con un futuro cliente que se pretende captar.
¿Qué es una factura simplificada?
Una factura simplifica, según normativa fiscal solo se puede expedir cuando:
- Cuando el importe sea inferior a 400 € (IVA incluido).
- Deba expedirse una factura rectificativa.
También podrá expedirse cuando se trate de facturas cuyo importe no exceda de 3.000 € (IVA incluido) y para las siguientes operaciones:
- Ventas al por menor.
- Servicios de ambulancia o a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Hostelería, restauración, salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas telefónicas de uso público, o mediante tarjetas que no permiten la identificación del portador.
- Peluquerías, institutos de belleza, tintorerías y lavanderías.
- Instalaciones deportivas, aparcamiento de vehículos y autopistas de peaje.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos y alquiler de películas.
Una factura simplificada tiene que contener los siguientes datos:
- Número y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición y/o fecha de la operación.
- NIF e identificación del expedidor.
- Descripción del bien entregado o servicios prestados.
- Tipo impositivo y, opcionalmente, también la expresión “IVA incluido”.
- Contraprestación o importe total.
- En caso de que se aplique el régimen especial del criterio de caja del IVA, la mención “régimen especial del criterio de caja”.
- Para facturas rectificativas, la referencia de la factura rectificada y de lo modificado.
No se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:
- Entregas intracomunitarias de bienes (EIB).
- Ventas a distancia.
- Operaciones localizadas en el Territorio de Aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
- Las operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido:
- Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE).
- Cuando la operación se localice en otro Estado miembro, se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
Para poder deducir el IVA con factura simplificada, la factura debe contener necesariamente:
- NIF del destinatario y domicilio.
- Cuota de IVA repercutida, que se debe consignar de forma separada.
